PROSEDUR OPERASIONAL STANDAR (POS)
PROGRAM MAGANG DI LABORATORIUM FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS MULIA
1. Tujuan
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur alur pelaksanaan program magang (termasuk Praktek Kerja Industri/Prakerin dan Praktek Kerja Lapangan/PKL) bagi siswa SMK dan mahasiswa di lingkungan laboratorium Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mulia, agar berjalan secara terstruktur, transparan, dan terukur.
2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku bagi:
- Calon peserta magang (Siswa SMK dari sekolah mitra dan Mahasiswa internal/eksternal).
- Admin/Laboran sebagai koordinator program.
- Pembimbing yang ditugaskan.
3. Definisi
- Magang/Prakerin/PKL: Magang atau Praktek Kerja Industri (Prakerin) atau Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah kegiatan pembelajaran praktik yang memberikan pengalaman kerja nyata kepada peserta di lingkungan laboratorium.
- SILAB Mulia: Platform digital resmi yang digunakan untuk seluruh proses administrasi magang.
- Logbook Digital: Catatan kegiatan harian yang diisi oleh peserta magang melalui SILAB Mulia.
4. Prosedur Pendaftaran Magang
| No. | Kegiatan | Pelaksana | Dokumen/Output | Keterangan |
| Tahap 1: Pengajuan | ||||
| 1.1 | Calon peserta mengakses halaman Pendaftaran Magang di situs web SILAB Mulia. | Calon Peserta | - | Tautan dapat diakses publik. |
| 1.2 | Membuat akun pengguna dengan peran "Siswa Magang" (jika belum memiliki). | Calon Peserta | Akun Pengguna | Akun digunakan untuk login dan mengakses dasbor magang. |
| 1.3 | Mengisi Formulir Pendaftaran Magang secara lengkap, meliputi: data diri, asal sekolah/universitas, jurusan, nomor kontak, dan periode magang yang diusulkan. | Calon Peserta | Formulir Pendaftaran Online | Seluruh data diisi melalui platform SILAB Mulia. |
| 1.4 | Mengunggah dokumen persyaratan dalam format PDF (maksimal 2 MB), yang umumnya adalah Surat Pengantar Resmi dari sekolah/universitas. | Calon Peserta | File PDF Surat Pengantar | File akan tersimpan di sistem untuk diverifikasi. |
| 1.5 | Mengirimkan (submit) formulir pendaftaran. Status pendaftaran otomatis menjadi "Menunggu Verifikasi". | Calon Peserta | Notifikasi "Pendaftaran Terkirim" | Peserta dapat memantau status melalui dasbornya. |
| Tahap 2: Verifikasi dan Penugasan (oleh Admin) | ||||
| 2.1 | Admin/Laboran menerima notifikasi pendaftaran baru di Dasbor Admin SILAB Mulia pada menu Manajemen Magang. | Admin/Laboran | Notifikasi Sistem | |
| 2.2 | Memeriksa kelengkapan data formulir dan memverifikasi keabsahan dokumen Surat Pengantar yang diunggah. | Admin/Laboran | - | Dokumen dapat diakses dan diunduh langsung dari sistem. |
| 2.3 | Menentukan kelayakan calon peserta dan ketersediaan kuota. | Admin/Laboran | Keputusan Terima/Tolak | |
| 2.4 | Jika diterima, Admin menugaskan seorang Pembimbing yang relevan dari daftar yang tersedia di sistem dan mengubah status menjadi "Aktif". Jika ditolak, status diubah menjadi "Ditolak". | Admin/Laboran | Status Pendaftaran Diperbarui | Siswa dan Pembimbing akan menerima notifikasi. |
5. Prosedur Pelaksanaan Magang
| No. | Kegiatan | Pelaksana | Dokumen/Output | Keterangan |
| 3.1 | Peserta magang melakukan kegiatan sesuai dengan arahan dan jadwal yang diberikan oleh Pembimbing. | Peserta, Pembimbing | - | |
| 3.2 | Setiap hari kerja, peserta magang wajib mengisi Logbook Digital Harian melalui dasbornya di SILAB Mulia, mencatat semua aktivitas yang telah dilakukan. | Peserta | Entri Logbook Digital | |
| 3.3 | Pembimbing menerima notifikasi setiap ada entri logbook baru dari siswa bimbingannya. | Pembimbing | Notifikasi Sistem | |
| 3.4 | Secara berkala (harian/mingguan), Pembimbing meninjau dan memberikan persetujuan pada setiap entri logbook melalui dasbor pembimbing. | Pembimbing | Status Logbook "Disetujui" | Ini menjadi dasar pemantauan progres. |
| 3.5 | Peserta dapat memantau progres persetujuan logbook melalui dasbornya. | Peserta | Tampilan Progres Logbook |
6. Prosedur Penyelesaian dan Evaluasi Magang
| No. | Kegiatan | Pelaksana | Dokumen/Output | Keterangan |
| 4.1 | Setelah periode magang berakhir, Pembimbing mengakses menu Evaluasi Akhir di dasbornya. | Pembimbing | - | |
| 4.2 | Mengisi Formulir Penilaian Akhir yang mencakup nilai angka (0-100) dan catatan/ulasan kualitatif mengenai kinerja peserta. | Pembimbing | Nilai Akhir dan Catatan | |
| 4.3 | Setelah menyimpan penilaian, sistem secara otomatis mengubah status magang peserta menjadi "Selesai". | Sistem | Status Magang "Selesai" | Peserta tidak bisa lagi mengisi logbook. |
| 4.4 | Pembimbing mengakses menu Finalisasi & Sertifikat. | Pembimbing | - | |
| 4.5 | Sistem secara otomatis mengizinkan pembuatan sertifikat. Pembimbing mengklik tombol "Generate Sertifikat". | Pembimbing, Sistem | File PDF Sertifikat | Sistem men-generate PDF berdasarkan template yang ada. |
| 4.6 | Peserta magang mengakses menu Penyelesaian & Sertifikat di dasbornya untuk melihat hasil penilaian akhir dan mengunduh sertifikat digital miliknya. | Peserta | Sertifikat Terunduh |
7. Diagram Alur Prosedur
Pendaftaran -> Verifikasi -> Pelaksanaan -> Penyelesaian.
Alur Sederhana:
Mulai -> Calon Peserta Mengisi Formulir Online -> Admin Verifikasi Data -> [Ditolak?] --(Ya)--> Selesai -> --(Tidak)--> Admin Tugaskan Pembimbing -> Status Aktif -> Peserta Isi Logbook Harian -> Pembimbing Tinjau Logbook -> [Periode Selesai?] --(Tidak)--> Loop ke Isi Logbook -> --(Ya)--> Pembimbing Beri Nilai Akhir -> Status Selesai -> Generate Sertifikat -> Peserta Unduh Sertifikat -> Selesai.
Prosedur ini memastikan bahwa seluruh proses magang terdokumentasi dengan baik, dapat dipantau secara transparan oleh semua pihak, dan mengurangi beban administrasi secara signifikan berkat otomatisasi yang disediakan oleh platform SILAB Mulia.
